Helsingin seudun kesäyliopiston tietosuojaseloste
Tämä on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Helsingin seudun kesäyliopiston (Y-tunnus 0116513-0) ylläpitämille rekistereille (Perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Tietosuojalakiin 5.12.2018/1050)
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun kesäyliopistosäätiö (0116513-0)
Vilhonvuorenkatu 12, 00500 Helsinki
020 779 2400
info@hsky.fi
Yhteyshenkilö: Emma Raessalo
Sähköposti: emma.raessalo@hsky.fi
2. Ylläpidettävät rekisterit
- Helsingin seudun kesäyliopiston kurssihallintajärjestelmä
- Markkinointirekisteri
- Opettajarekisteri
- Palkkarekisteri
- Opintosuoritusrekisteri
- Yhteyshenkilörekisteri
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Rekistereistä vastaava henkilö: toiminnanjohtaja
Rekisterin yhteyshenkilöt:
Kurssinhallintajärjestelmä; hallinto- ja talouspäällikkö
Markkinointirekisteri; markkinointikoordinaattori
Opettajarekisteri; hallinto- ja talouspäällikkö
Palkkarekisteri; toiminnanjohtaja
Opintosuoritusrekisteri; hallinto- ja talouspäällikkö
Yhteyshenkilörekisteri; hallinto- ja talouspäällikkö
4. Rekisterien käyttötarkoitus
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja tiedotukseen. Kesäyliopiston kurssien osallistujien ja opettajien tiedot kerätään järjestelmään kesäyliopiston järjestämän opetuksen hallinnoimiseksi, arvosanojen tallentamiseksi ja välittämiseksi sekä laskutuksen järjestämiseksi.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli työnantaja tai yritys maksaa kurssin osallistujan puolesta, tallennetaan myös maksajan tiedot laskutusta varten.
Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja, joita ei yksilöidä. Kesäyliopistolta kerätään tietoja valtakunnallisiin koulutustilastoihin. Tilastoihin ei luovuteta yksittäisten henkilöiden tietoja. Kesäyliopisto ei ylipäätään luovuta kolmansille osapuolille mitään opiskelijoiden ja opettajien yhteys- tai muita tietoja.
5. Kurssinhallintarekisterin tietosisältö
Tallennettavat tiedot ilmenevät kesäyliopiston rekisteröintilomakkeesta. Rekisteriin tallentuvat tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään sekä mahdolliset opintoihin liittyvät osallistumis- ja suoritustiedot.
Henkilön perustiedot:
• nimitiedot
• henkilötunnus / syntymäaika
• osoitteet
• puhelinnumerot
• ammatti
• työpaikka
• samanaikainen opiskelu muussa oppilaitoksessa
• opiskelijanumero
• lupa käyttää tietoja kesäyliopistotiedotukseen
Muut taustatiedot:
• sukupuoli
• äidinkieli
• kotikunta ja lääni
• yleissivistävä peruskoulutus
• ammatillinen koulutus
• aikaisemmat korkeakouluopinnot
• pääasiallinen toiminta
• opintojen tarkoitus
Ilmoittautumis- ja suoritustiedot:
• ilmoittautumistiedot (kurssin nimi, hinta, alkamispäivämäärä, ilmoittautumisen ajankohta, ilmoittautunut/varalla/peruuttanut)
• maksu-/laskutustiedot (summa, maksutapa, maksupäivä, laskunumero, laskutuspäivä, eräpäivä, laskun tila, maksukehotusten lähetyspäivä)
• suoritustiedot (suoritettu kurssi, kurssin laajuus, päivämäärät, opettaja/suorituksen vastaanottaja, arvosana/osallistuminen)
6. Markkinointirekisterin tietosisältö
Tallennettavat tiedot ilmenevät kesäyliopiston rekisteröintilomakkeesta, jotka henkilö ilmoittautuessaan syöttää, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa ”Tiedotelupa”
Kesäyliopiston uutiskirje lähetetään henkilön itse antamaan sähköpostiosoitteeseen, kun henkilö on tilannut uutiskirjeen ”Tilaa uutiskirje” -kohdassa sekä ilmoittautuessaan tiedoteluvan antaneille henkilöille.
7. Opettajarekisterin tietosisältö
Tallennettavat tiedot ilmenevät opettajien itse antamista tiedoista, joita käytetään yhteydenpitoon opetuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä lakisääteiseen tilastointiin.
Henkilön perustiedot:
- nimitiedot
- osoitteet
- sähköpostiosoite
- puhelinnumerot
8. Palkkarekisterin tietosisältö
Tallennettavat tiedot ilmenevät kesäyliopiston henkilöstön sekä opettajien itse antamista tiedoista, joita käytetään työsuhteen ylläpitämisessä ja siihen liittyvissä lakisääteisten velvoitteiden hoitamisessa (palkanmaksu, TyeL, verot jne.)
9. Opintosuoritusrekisterin tietosisältö
Tietolähteenä on henkilö itse ilmoittautumistietojen perusteella sekä opettaja kurssin suoritus-/koetulosten osalta.
- henkilön nimi
- henkilötunnus
- arvosana
10. Yhteyshenkilörekisterin tietosisältö
- yhteyshenkilön nimi
- sähköpostiosoite ja
- puhelinnumero
11. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on henkilö itse (ilmoittautuminen koulutukseen, uutiskirjeen tilaaminen), osallistumis- ja suoritustietojen osalta kurssien opettajat ja kuulustelijat ja maksutietojen osalta pankki tai maksun vastaanottanut toimihenkilö. Ilmoittautuessaan asiakas antaa suostumuksen tietojen käyttöön.
12. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tallennetut tiedot on rajoitettu kesäyliopiston sisäiseen käyttöön. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena tähän ovat avoimeen korkeakouluopetukseen osallistuvat, joiden osalta osallistujien tiedot välitetään suoritustietojen rekisteröintiä varten sille korkeakoululle, jonka tutkintovaatimusten mukaiseen opetukseen henkilö osallistuu. (Yliopistolaki (558/2009))
Palkan ja palkkioiden maksuun sekä työsuhteen ylläpitoon liittyen tietoja välitetään lakien edellyttämällä tavalla.
Tilastokeskukselle, Opetushallitukselle ja Suomen kesäyliopistot ry:lle toimitetaan vuosittain koulutustilastojen laatimista ja koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten (TilastoL 280/2004) tilastotietoja mm. opiskelijoiden ja opettajien lukumäärästä, kurssiosallistumisten ja opetustuntien määrästä, opiskelijoiden ja opettajien taustatiedoista ym. Luovutettuja tilastotietoja ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.
Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan yksittäisiä tietoja luovuttaa perintää toimeksiannon pohjalta suorittavalle yritykselle.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kesäyliopisto vastaa rekistereihin tallennettavien tietojen asianmukaisesta suojauksesta ja tietoturvasta.
Kurssinhallintaohjelmiston (Hellewi) tietoturvasta vastaa järjestelmän ylläpitäjä. Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asianosaisilla henkilöillä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.
- Manuaalinen aineisto
Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa.
Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Kesäyliopiston henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päättymisenkin jälkeen. - Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmään pääsy on rajattu käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeus on voimassa henkilön työsuhteen ajan.
14. Evästeet
Kesäyliopisto käyttää sivustollaan evästeitä hyödyntävää verkkosivujen kävijäseurantapalvelua Google Analytics. Sen avulla keräämme anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä parantaaksemme sivuston sisältöä. Istuntokohtaiset evästeet säilyvät selaimen muistissa vain istunnon ajan.
Sivustovierailun kautta luovutamme tietoja esimerkiksi Googlelle, joka käsittelee niitä itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Sivustoilla kävijää koskeva data siirretään Googlelle ja Google käsittelee sitä rekisterinpitäjänä omiin käyttötarkoituksiinsa, ja Googlella on mahdollisuus yhdistää dataa muihin kävijää koskeviin tietoihinsa. Google käyttää epäsuoraan tunnistamiseen kävijän yksilöllistä tunnistetta (IP-osoite) käyttäjien yksilöimiseen, mutta sillä on mahdollisuus yhdistää tämä IP-osoite esimerkiksi Google-tilille kirjautumisen yhteydessä suoraan luonnolliseen henkilöön. Huomaa, että Google tilille kirjautuneena, Google kerää sinusta vielä yksilöivämpiä tunnisteita, kuten esimerkiksi laitteesi yksilöivät tunnisteet, käyttämäsi selaimen tai sovelluksen tiedot, Android / IOS-mobiilikäyttäjien mainostustunniste, kielivalinnat ja ystäväverkostosi.
Google käyttää kävijätietoja ainakin seuraaviin tarkoituksiin:
• Paikannus (maa, kaupunki, yrityksen tai yhteisön omistama verkko)
• Kävijän käyttäytyminen sivustolla
• Kävijän kiinnostuksen kohteet sivustolla
• Uudelleenmarkkinointi ja mainosten välittäminen
Uudelleenmarkkinointiin liittyen Google täydentää IP-osoitteeseesi sen käyttämiseen pohjautuvia tietoja, joiden perusteella se luokittelee käyttäjää ainakin sijainnin, osoitteen ja iän perusteella.
Googlen tietosuoja- ja käyttöehdot löydät osoitteesta: https://policies.google.com/
Kävijäseurannan voi estää Google Analyticsin opt-out toiminnolla https://tools.google.com/dlpage/gaoptout (sivu on englanninkielinen).
15. Tarkastusoikeus
Henkilöllä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Tiedot on oikeus tarkistaa maksutta enintään kerran vuodessa.
16. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 §).
Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Allekirjoitettu oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnössä yksilöidään, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi.
17. Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.